Valikko Sulje

Caset

Scale Up otti digiloikan

Pitkä kokemus alalta antoi mahdollisuuden ajatella uudella tavalla. Scale Up halusi rakentaa huonekalualalle palveluliiketoimintamallin, missä voidaan huomioida asiakkaiden erityistarpeet auttaen näitä hallitsemaan koko tuotantoketjua sekä minimoimaan huonekalujen elinkaarikustannukset. Globaalin tuotantoketjun kustannustehokas hallinta tuoteaihioista lopputoimituksiin vaatii modernin digitaalisen järjestelmän. Yrityksen operatiivinen johtaja Laura Karlssonin vaatimukset järjestelmälle olivatkin selkeät.

”Palvelun täytyy olla erittäin helppokäyttöinen ja asiakkaiden täytyy nopeasti löytää heille tarjotut tuotteet, tehdä muutostoiveita sekä tilauksia ja nähdä tilaushistoria. Tuotetoimittajien täytyy puolestaan voida itsenäisesti lisätä järjestelmään uusia tuotteita.”

Heti alusta oli selvää että projekti toteutetaan ketterillä menetelmillä rakentaen palvelu vaiheittain. Tällöin voitiin todentaa että toteutetut osiot soveltuivat Scale Upin tarpeisiin. Polean tiimi suunnitteli projektin siten, että projektin aikana tapahtuvat muutokset eivät vaikuttaisi kokonaisaikatauluun. Scale Upin liiketoiminnan kehitys vaatikin muutoksia toteutusjärjestykseen aiheuttamatta projektille ongelmia. Kaikista muutoksista sovittiin yhdessä Polean tiimin ja Scale Upin välillä. Joustavan totetuksen ansiosta Scale Up pystyi käyttämään Haulbag-palvelua jo toteutuksen aikana myyntityössään. Scale Upin puolelta projektista vastasi Laura Karlsson. Hän oli erittäin tyytyväinen projektin lopputulokseen.

”Polean joustava aikataulutus mahdollisti myynnin edistämisen projektin aikana. Haulbagin ansiosta säästän huomattavasti työaikaa kun tietoja ei tarvitse siirtää käsin järjestelmästä toiseen. Haulbagin ansiosta kaikki tarvittava tieto dokumentteineen on aina oikeassa paikassa.”

Polean tiimikin on tyytyväinen lopputulokseen. Hanketta vetänyt Miika Laaksonen on syystäkin ylpeä tiiminsä aikaansaannoksesta.

”Olemme ylpeitä ja yllätyneitäkin kuinka hyvin palvelu saatiin vastamaan Scale Upin globaaleihin tarpeisiin. Ei ole itsestään selvää että eri käyttäjäryhmät eri puolilla maapalloa pystyvät käyttämään samaa palvelua muodostaen tehokkaan kokonaisuuden.”

Projektissa Scale Upin koko operatiivinen liiketoiminta, sisältäen asiakkuuksien hallinnan (CRM), tilausten ja toimitusten käsittelyn, laskutuksen sekä varastonhallinnan, siirrettiin Polean Haulbag-palvelun päälle. Palvelussa on lisäksi globaalit asiakaskohtaiset verkkokaupat, joista asiakkaat voivat tilata yksittäisiä tuotteita tai tuotekokonaisuuksia. Lisäksi asiakkaat voivat tehdä omien toiveidensa pohjalta tarjouspyyntöjä, nähdä tilaushistorian sekä antaa palautetta. Tuotetoimittajille luotiin oma tuotetoimittajaportaali, jossa he voivat nähdä ja muokata omia tuotteitaan. Toimitusten laadunvalvontaan toteutettiin laaturaportointijärjestelmä, jolla varmistettiin, että koko toimitusketju vastaa Scale Upin korkeita laatuvaatimuksia.

Laskutus kuntoon

Polean ja TS Turvasi yhteistyö alkoi vuonna 2014, sillä TS Turvasi halusi automatisoida laskutusprosessinsa mahdollisimman tehokkaasti. Yrityksen liikevaihto oli kasvanut reippaasti heti sen toiminnan aloittamisesta ja laskutuksen kasvaessa manuaaliseen laskujen käsittelyyn kului yritykseltä runsaasti aikaa. Tänä päivänä myös suurin osa asiakkaista toivoo sähköistä laskua ja yritys halusi vastata asiakkaidensa toiveeseen.

Polean ratkaisu TS Turvasi haasteeseen oli pilvipalveluna toimiva sähköinen laskutusjärjestelmä, jossa lähetettävillä laskuilla oli kaksi eri formaattia: joko sähköinen lasku tai sähköpostin kautta toimitettava lasku. Sähköisellä laskutuksella TS Turvasi oli mahdollista vastata asiakkaidensa toiveeseen ja samalla tehostaa laskutusprosessiaan ja siihen käytettyä aikaa.

Yrityksen oli mahdollista ottaa käyttöönsä uusi laskutusjärjestelmä automaattisesti ilman, että oli tarpeen syöttää järjestelmään manuaalisia Finvoice -tietoja. Samalla yrityksen palveluun perustamat laskutettavat asiakasyritykset siirtyivät automaationa myös sen CRM-järjestelmään pilvipalvelussa. Nämä tiedot ovat yrityksen käytettävissä heidän CRM- järjestelmässään, kun TS Turvasi haluaa suunnitella asiakastoimenpiteitään tai uusien osioiden käyttöönottoa. Asiakas on erittäin tyytyväinen sähköisen laskutusjärjestelmän toimivuuteen ja on kiinnostunut laajentamaan yhteistyötä Polean kanssa mm. verkkokaupan ja tilausjärjestelmien optimoinnin osilta.

AsiakkaiTamme